נוטריון הוא בר הסמכא החוקי לאישור, אימות ועריכה של מסמכים משפטיים. ככזה, ישנה משמעות רבה לאופן בו מתעד הנוטריון את האישור שלו על כל מסמך ומסמך וסביב זה התפתחו שורה של תקנות המעוגנות במסגרת תקנות הנוטריונים ומחייבות בכל הקשור לתהליך האישור והאימות של מסמכים כמו גם לתהליך של הטבעת זהות הנוטריון כחלק אינטגרלי מהאישור. את כלל האמצעים הדרושים לנוטריון לצורך מתן אישור למסמכים ניתן להשיג באמצעות הזמנת ערכת נוטריון וחותמת כיס.
מה כוללת ערכת נוטריון?
ערכת נוטריון כוללת בדרך כלל את הרכיבים הבאים:
- חותם נוטריון שמתפקד כמעין מכבש לחץ עם חריטה מפליז – החותם מיועד לעגן את אישור הנוטריון בצורת תבליט על גבי המסמך ולא רק בצורת דפוס/ דיו
- חותמת עגולה זהה – חותמת דיו זהה לחריטת החותם ומספקת אישור מודפס נוסף לצד החותם
- מדבקות אדומות משוננות שמעידות כי המסמך אושר על ידי נוטריון
- סרט אדום שמיועד אף הוא לסמל את האותנטיות של המסמך לאחר אישורו על ידי נוטריון
האם חייב הנוטריון להחזיק את כל האמצעים הללו?
התשובה היא בהחלט כן. חלק מהפריטים עשויים להיראות כמו פריטי רשות, שמיועדים לסמל בעיקר מעמד ויוקרה, אלא שבפועל כל הרכיבים אותם תקבלו אם תרצו להזמין ערכת נוטריון וחותמת כיס הם רכיבים המפורטים בתקנות הנוטריונים כפריטים מחייבים שחייבים להיות ברשותו של כל נוטריון. פריטים אלה מיועדים כאמור להבטיח א' שאישור הנוטריון יוטבע על גבי המסמך באופן שלא ניתן יהיה להעלים אותו או להסיר אותו, ב' שזהות הנוטריון תהיה ברורה ומעוגנת למסמך כעדות לזהות הנוטריון אשר את המסמך וג' שעצם אישורו של המסמך על ידי נוטריון יודגש באמצעות הסממנים האדומים האופייניים לאישור נוטריון. בהתאם לכך, כל נוטריון המספק שירותים נוטריוניים, חייב להחזיק בכל האמצעים הנדרשים.
כל כמה זמן צריך להזמין ערכה?
ערכת נוטריון כוללת בתוכה רכיבים מתכלים ורכיבים בלתי מתכלים. בכל הקשור לחותם עצמו, תוכלו להשתמש בו לאורך שנים ארוכות ללא צורך להחליף אותו. בחותמת הכיס תוכלו גם כן להשתמש לאורך שנים ארוכות ויהיה עליכם רק לחדש את מלאי הדיו בכרית הדיו של החותמת. את המדבקות והסרט האדום, שהם הרכיבים המתכלים בערכה, יהיה עליכם לחדש אחת לתקופה בהתאם להיקף השימוש שלכם בהם. לא בכל פעם שנגמרות לכם המדבקות, אתם צריכים מייד לבצע הזמנת ערכת נוטריון ובנוסף חותמת כיס, אבל אתם בהחלט רוצים לוודא שאתם מחזיקים במלאי מספיק של רכיבים מתכלים, כך שלא ייחסר לכם הרכיב הנדרש בזמן אמת. כמו כן, רבים מהנוטריונים נוהגים להזמין יותר מערכה אחת, על מנת שיהיו ברשותם מספיק ערכות שתוכלנה לשרת אותם במשרדים שונים, בבית ובמשרד, ערכה לרכב ואפילו בכדי שתמיד תהיה ברשותם ערכת נוטריון כגיבוי לכל מקרה שאחד הרכיבים לא יתפקד כראוי.